Hoe u een afwezigheidsbericht in Outlook kunt plaatsen

Wanneer u op vakantie, zakenreis of vakantie bent, kunt u soms niet op uw e-mails reageren. In dergelijke gevallen kunt u de functie Afwezig in Outlook gebruiken om automatisch voor u te antwoorden.

Automatisch antwoord bij afwezigheid is een handige functie in Microsoft Outlook die een vooraf ingestelde e-mail doorstuurt wanneer iemand u een e-mail stuurt. U kunt Outlook ook configureren om een vooraf ingestelde e-mail binnen een bepaald tijdsbestek door te sturen of deze voor onbepaalde tijd door te sturen totdat u het zelf stopt.

Hoe Out of Office op Outlook zetten?

Er zijn verschillende methoden om een automatisch antwoord bij afwezigheid in te stellen, afhankelijk van of u Outlook web of applicatie gebruikt. In de Outlook-desktopversie variëren de stappen ook als u het mac-besturingssysteem gebruikt.

Op desktop-app

Als u de Outlook-desktoptoepassing gebruikt, is het eenvoudig om een automatisch afwezigheidsantwoord in te stellen en te configureren. Om de automatische antwoordfunctie in Outlook te gebruiken, hebt u echter een Outlook-e-mailaccount of een Microsoft Exchange-account nodig.

1. Open Outlook.

2. Klik op het tabblad Bestand rechtsboven.

3. Selecteer Automatische antwoorden.

4. Kies in het nieuwe venster Automatische antwoorden verzenden.

5. Als u de Out of Office-e-mail voor onbepaalde tijd wilt verzenden totdat u deze stopt, laat u de optie Alleen verzenden tijdens deze periode uitgevinkt.

6. Vink de optie Alleen verzenden tijdens dit tijdsbestek aan als u wilt dat de afwezigheids-e-mail alleen voor een bepaalde tijd wordt doorgestuurd.

7. Selecteer uw startdatum en -tijd en uw einddatum en -tijd.

8. Typ uw vooraf ingestelde e-mailadres in het tekstvak onderaan.

9. Als u verschillende e-mails wilt sturen naar mensen binnen en buiten uw organisatie, schrijft u afzonderlijke e-mails in de tekstvakken Binnen mijn organisatie en Buiten mijn organisatie.

10. Klik op OK.

Om uw automatische antwoorden bij afwezigheid uit te schakelen, klikt u bovenaan op de knop Uitschakelen wanneer u Outlook opent.

De bovenstaande stappen werken voor alle nieuwste versies van Outlook. Als u echter de 2007-versie gebruikt, zijn de methoden om toegang te krijgen tot Automatische antwoorden iets anders.

1. Klik in Outlook op het tabblad Hulpprogramma's.

2. Selecteer Afwezigheidsassistent.

3. Kies de optie Ik ben momenteel niet op kantoor.

4. Voer uw vooraf ingestelde e-mailadres in.

5. Klik op OK.

Om uw automatische antwoorden bij afwezigheid in Outlook 2007 uit te schakelen, selecteert u het tabblad Afwezigheid rechtsonder en klikt u op Automatische antwoorden bij afwezigheid uitschakelen.

Op Outlook Web

Hoewel de methoden voor het instellen van een automatisch antwoord in de Outlook-webapp vergelijkbaar zijn, verschilt de gebruikersinterface van de webapplicatie een beetje.

Als u Out of Office op Outlook web wilt plaatsen, kunt u dit als volgt doen:

1. Ga naar de webversie van Outlook.

2. Klik op het instellingspictogram rechtsboven.

3. Selecteer Bekijk alle Outlook-instellingen.

4. Ga naar Mail > Automatische antwoorden.

5. Schakel Automatische antwoorden inschakelen in.

6. Als u een tijdsbestek wilt instellen voor uw automatische antwoorden, selecteert u de optie Alleen antwoorden verzenden gedurende een bepaalde periode en stelt u de begin- en eindtijd in.

7. Voer uw vooraf ingestelde e-mailadres in voor mensen binnen en buiten uw organisatie.

8. Als u geen automatische antwoorden wilt doorsturen naar mensen buiten uw organisatie, selecteert u de optie Alleen antwoorden verzenden naar contacten in plaats van Antwoorden verzenden buiten uw organisatie.

9. Klik op Opslaan.

Als u uw automatische antwoorden wilt bewerken of uitschakelen, gaat u naar de instelling Automatische antwoorden zoals hierboven weergegeven en schakelt u Automatische antwoorden inschakelen uit of bewerkt u uw automatische antwoorden daar.

Op Outlook-Mac

Outlook op een mac OS-computer heeft ook een andere methode om toegang te krijgen tot de functie voor automatische antwoorden. Zo kunt u dit doen:

1. Open Outlook.

2. Ga naar het tabblad Tools en klik op Automatische antwoorden. (Als u de verouderde versie van Outlook gebruikt, klikt u op de optie Afwezig.)

3. Stel uw automatische antwoorden in volgens dezelfde stappen als hierboven.

4. Klik op OK.

Hoe Out of Office op Outlook zetten met IMAP- of POP3-account?

De automatische antwoordfunctie bij afwezigheid in Outlook is alleen beschikbaar voor mensen die het Outlook-e-mailaccount gebruiken. Als u andere e-mailaccounts zoals IMAP, POP3 of Gmail hebt verbonden met uw Outlook-app, hebt u geen toegang tot de instelling Automatische antwoorden.

U kunt dit probleem echter nog steeds omzeilen door de regelfunctie in Outlook te gebruiken.

1. Start Outlook.

2. Selecteer de optie Nieuwe e-mail in het lintmenu.

3. Voer uw vooraf ingestelde e-mailadres in dat zal worden doorgestuurd als een automatisch antwoord. (Laat het veld Aan leeg.)

4. Klik op Bestand en selecteer Opslaan als.

5. Geef de opgeslagen e-mail een naam. (Je kunt het noemen wat je wilt.)

6. Selecteer Outlook-sjabloon in de optie Opslaan als type.

7. Als u het bestand selecteert dat moet worden opgeslagen als Outlook-sjabloon, gaat u automatisch naar de standaardlocatie voor het opslaan van sjablonen.

8. Klik op Opslaan als u het op de standaardlocatie wilt opslaan.

9. Als u de sjabloon op een andere locatie wilt opslaan, navigeert u naar de locatie waar u de sjabloon wilt opslaan.

10. Klik op Opslaan en bevestig.

11. Selecteer in Outlook rechtsboven het tabblad Bestand.

12. Klik op de optie Regels en waarschuwingen en selecteer Nieuwe regel.

13. Selecteer onder Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang.

14. Klik op Volgende en klik nogmaals op Volgende zonder iets te wijzigen in het nieuwe venster.

15. Klik op Ja om deze regel op alle berichten toe te passen.

16. Vink in Stap 1: Kop actie(s) selecteren antwoord aan met behulp van een specifiek sjabloon.

17. Klik in Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving op de optie een specifieke sjabloon.

18. Als u uw Outlook-sjabloon op de standaardlocatie hebt opgeslagen, kiest u Gebruikerssjablonen in bestandssysteem naast Zoeken in.

19. Als u het op een andere locatie hebt opgeslagen, klikt u op Bladeren en navigeert u naar de map met dat sjabloon en opent u de map.

20. Selecteer uw Outlook-sjabloon en klik op Openen en Volgende.

21. Klik nogmaals op Volgende. (Als u uitzonderingen wilt toevoegen, kunt u dat hier doen.)

22. Geef uw regel desgewenst een naam en zorg ervoor dat Schakel deze regel in is geselecteerd.

23. Klik op Voltooien.

24. Klik op Toepassen en OK.

voor meer informatie: Outlook Bellen