Hoe u een distributielijst maakt in Outlook

Als u in Outlook vaak met dezelfde groep mensen te maken hebt, is de kans groot dat u ook een e-mail moet sturen die voor iedereen hetzelfde is.

In plaats van het e-mailadres van elke persoon handmatig op te schrijven, kunt u een handige functie in Outlook gebruiken, de 'distributielijst'. Met deze functie kunt u in één keer een e-mail naar alle groepsleden sturen.

Hoe maak je een distributielijst in Outlook?

Nadat u de distributielijst hebt gemaakt (ook wel de lijst met contactgroepen genoemd), hoeft u alleen maar de groepsnaam in te voeren bij het opstellen van het nieuwe bericht. Later kunt u naar wens leden aan de groep toevoegen of verwijderen vanuit de Outlook-instellingen.

Op bureaublad

1. Open de Outlook-app.

2. Selecteer het pictogram Personen in de linkerbenedenhoek.

3. Klik op het tabblad Start op Nieuwe contactgroep.

4. Geef een voorkeursnaam op voor de contactgroep.

5. Klik op Leden toevoegen en selecteer Uit Outlook-contactpersonen. U kunt ook een van de andere opties kiezen om contacten uit uw adresboek op te nemen of een nieuwe aan te maken.

6. Dubbelklik in de prompt Select Members Contacts op de contactpersoon die u wilt toevoegen. Om meerdere contacten toe te voegen, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u ze selecteert.

7. Klik nu op de knop Leden.

8. Als u klaar bent, klikt u op Opslaan en sluiten in de linkerbovenhoek.

Op Outlook Web

1. Start een browsertoepassing en meld u aan bij uw Outlook-account.

2. Klik op het pictogram Personen in de zijbalk.

3. Klik vervolgens op de pijl-omlaag naast Nieuw contact en selecteer Nieuwe contactenlijst.

4. Voer de naam voor de groep in onder de naam Contactenlijst.

5. Voer onder E-mailadressen toevoegen de e-mailadressen in van mensen die u aan de groep wilt toevoegen en druk op Enter. Om het toevoegen van de persoon te annuleren, klikt u op het kruisje naast het corresponderende e-mailadres.

6. Geef eventueel een omschrijving van de groep.

7. Klik op de knop Maken.

Op Mac

1. Open Outlook en selecteer het pictogram Personen.

2. Selecteer vervolgens onder het tabblad Start Nieuwe contactgroep of Nieuwe contactlijst, afhankelijk van de Outlook-versie.

3. Geef in het volgende venster de contactgroep een naam.

4. Klik op de knop Toevoegen en voer de naam/het e-mailadres in om een ​​persoon aan de groep toe te voegen.

5. Klik op Opslaan en sluiten.

Hoe de lijst met contactgroepen bewerken?

Als u na het maken van de contactengroep het gevoel heeft dat er iemand ontbreekt of als u iemand ervan wilt uitsluiten, kunt u deze op elk gewenst moment bewerken.

Op Outlook Web

1. Nadat u zich bij uw Outlook-account hebt aangemeld, klikt u op het pictogram Personen en selecteert u Alle contactlijsten.

2. Selecteer in het rechterdeelvenster de contactenlijst die u wilt bewerken.

3. Klik op Bewerken in de bovenste balk.

4. Voer het e-mailadres in dat u wilt toevoegen en klik op Toevoegen.

5. Klik op het kruisje naast het e-mailadres van de persoon die u wilt uitsluiten van de groep.

6. Bovendien kunt u zelfs de naam van de contactenlijst hernoemen en ook het beschrijvingsgedeelte bewerken.

7. Klik op Opslaan om de nieuwe wijzigingen toe te passen.

Op bureaublad

1. Klik op het pictogram Personen en open de contactgroep die u wilt bewerken.

2. Selecteer op het tabblad Contactgroep de leden die u wilt toevoegen/verwijderen en klik op Leden toevoegen of Lid verwijderen in de bovenste balk.

3. Klik op Opslaan en sluiten.

Hoe e-mails verzenden met behulp van de contactlijstgroep?

Nadat u de contactgroep heeft gemaakt, wordt deze ook gesynchroniseerd met een ander platform (webapp). U kunt er dus toegang toe krijgen om e-mails naar alle groepsleden te sturen. Het proces is vergelijkbaar met hoe u vroeger e-mails naar een individueel e-mailadres stuurde.

1. Selecteer het pictogram Postvak IN en klik op Nieuwe e-mail om een ​​nieuw bericht op te stellen. Klik in Outlook web op Nieuw bericht.

2. Typ nu de groepsnaam naast het veld Aan. Terwijl u typt, stelt Outlook individuele contacten voor, samen met de naam van de contactenlijst.

3. Selecteer de contactgroep uit de aanbevolen lijst.

4. Vul andere noodzakelijke velden in en klik op de knop Verzenden.

De optie voor de lijst met contactpersonen is grijs weergegeven op de Mac

Als u geen toegang lijkt te krijgen tot de lijst met contactpersonen via het menu Bestand, moet u dit inschakelen in de voorkeuren.

1. Start Outlook en klik op het pictogram.

2. Selecteer vervolgens de optie Voorkeuren.

3. Klik onder de optie Persoonlijke instellingen op Algemeen.

4. Schakel vervolgens het selectievakje Hide On My Computer folder onder Sidebar uit.

voor meer informatie: Outlook Bellen